Tsheets Bewertung

Funktionen und Benutzeroberfläche

Es gibt zwei wichtige Möglichkeiten, Ihre Zeit in TSheets einzugeben: Zum einen durch Klicken auf das Symbol Zeitplan im Menü links und zum anderen durch Auswählen von Zeitplan, dann Aktionen und dann Schicht hinzufügen. Wenn Sie eine Schicht anlegen, wird eine Meldung angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob Sie Ihren Mitarbeiter benachrichtigen möchten. Im Kalender können Sie nach Mitarbeiter oder nach Job anzeigen. Es gibt auch ein Widget für das Zeiterfassungs-Gadget, mit dem Sie die Zeitkarte, die Funktion und die Tools nachverfolgen können. Zum Ausstempeln drücken Sie die Zeitschaltuhr und drücken dann die rote Taste "Ausstempeln" auf der Zeitschaltuhr. Sie können auch auf Time Clock klicken und dann den Job auswählen und Clock In in Clock Out ändern oder umgekehrt.

Im Januar 2018 übernahm Intuit TSheets und diese Übernahme brachte eine Integration mit Intuit QuickBooks Online mit sich. Benutzer müssen keinen Web-Connector ausführen, um eine Verbindung mit QuickBooks Online herzustellen, benötigen jedoch einen für QuickBooks Desktop, wenn sie eine Version ab 2016 ausführen.

Eine wichtige Funktion, die uns in TSheets gefallen hat, ist das Widget "Wer arbeitet", das Ihnen anzeigt, welche Personen auf der Uhr sind, welche Gruppen arbeiten und auf welcher Karte die Personen weltweit angemeldet sind. Dies ist filterbar, sodass Sie nur auswählen, wen Sie sehen möchten. Sie können auch in das Feld klicken, um Mitarbeiter manuell in die Arbeit einzuchecken.

Die Kartenfunktion verwendet GPS von der mobilen App, um Standort und Bewegung zu verfolgen, während Sie auf der Uhr sind. Wir konnten eine Genauigkeit von 53, 5 Metern erreichen. Die Verfolgung von Laptops und Desktops basiert auf der IP-Adresse (und ist daher nicht so genau). Sie können sehen, welches Gerät und Betriebssystem Ihre Mitarbeiter verwenden. Sie können Mitarbeiter automatisch ausstempeln, wenn ihr GPS abfällt.

Die Berechtigungen fallen unter vier Ebenen: Administrator, Abrechnungsmanager, Benutzerdefiniert und Mitarbeiter. Unter "Mitarbeiter", der am häufigsten verwendeten Berechtigungsstufe, stehen neun Berechtigungsstufen zur Verfügung, darunter die mobile Zeiteingabe, das Verwalten von Arbeitszeitnachweisen für alle Mitarbeiter, das Verwalten von Jobs und das Verwalten anderer Benutzerkonten. Sie können für jeden Mitarbeiter benutzerdefinierte Regeln hinzufügen, z. B. Überstunden, PTO-Codes und mobile Optionen, oder Sie können Einschränkungen festlegen, z. B. das Deaktivieren mobiler Apps für bestimmte Mitarbeiter. Das Gleiche gilt für alle Ebenen, einschließlich des Payroll Managers, der in erster Linie im System ist, um Arbeitszeitnachweise und Zahlungen zu genehmigen und abzulehnen.

Mit dem System können Sie IP-Adressen hinzufügen, um die Standorte zu begrenzen, an denen Personen arbeiten. Beispiel: Wenn Sie sicherstellen möchten, dass nur im Büro gearbeitet wird, können Sie alle anderen IP-Adressen einschränken. Wenn Sie jemandem erlauben möchten, von zu Hause aus zu arbeiten, können Sie ihm eine Privat-IP-Adresse zuweisen, sofern diese statisch ist.

Das Einstempeln erfolgt über eine schwebende Fensterstoppuhr. Dies ist eine nette Funktion, da Sie sehen können, wie Ihr Timer läuft, aber Sie können auch an anderer Stelle im System arbeiten. Mit der Schaltfläche "Pause einlegen" können Sie die Uhr für einen bestimmten Zeitraum anhalten, ohne sie vollständig auszublenden. Arbeitgeber können festlegen, wie diese Pausen aussehen sollen, und sie können sie automatisieren, sodass die App einen Benutzer benachrichtigt, dass die Pause zu Ende geht. Benutzer können die Zeit auch über eine manuelle Zeitkarte eingeben. Die Zeitkarte wird automatisch angepasst, wenn Benutzer neue Einträge hinzufügen oder neue Anmeldungen über die Stoppuhr registrieren.

Robustes Reporting

Die Berichtsfunktionen sind hervorragend. Ein Bericht, der besonders nützlich ist, ist der Bericht "Geplant gegen Ausgearbeitet". Sie können einen Vergleich von geplanten und geleisteten Arbeitsstunden für eine bestimmte Woche oder einen bestimmten Zahlungszeitraum erstellen. Zu den Optionen gehören die Anzeige nach Woche, Zahlungszeitraum oder benutzerdefiniertem Bereich. Sie finden dies, indem Sie im Menü auf der linken Seite auf Berichte planen> Geplant vs. Wählen Sie dann einen Zahlungszeitraum oder einen benutzerdefinierten Datumsbereich aus und klicken Sie auf Bericht ausführen. Wenn Sie zu Berichte> Berichte planen> Verspätungen wechseln, sehen Sie Personen, die sich verspätet haben. Sie können angeben, dass sie sich um 0, 1, 5, 10 und 20 Minuten verspätet haben.

Es gibt einige Add-Ons wie Punch-In / Punch-Out-Time-Card und manuelle Time-Card, Time Slider, Timesheet Editor und Paid Time Off Tool. Das Tool bietet eine Vielzahl hervorragender vordefinierter Berichte, die auf der stündlichen Aufschlüsselung der Mitarbeiter, der Bezahlung, dem GPS-Standort und allem anderen basieren, für das das System ein Datenfeld bereitstellt. Das Erstaunliche an TSheets ist die Möglichkeit, erweiterte Daten zu verfolgen und diese dann in "angepasste" Berichte umzuwandeln. Wir konnten ein Arbeitszeittabellenprotokoll auswählen und eine nach Zahlungsperioden geordnete CSV-Datei herunterladen. Es handelt sich um eine übersichtliche CSV-Datei mit Informationen darüber, wann Benutzer Jobcodes eingegeben, geklickt und gewechselt haben.

App

Die native mobile App heißt TSheets Time Tracker. Es ist unglaublich einfach zu bedienen. Wenn Sie sich anmelden, erhalten Sie einen Echtzeituhr-Bildschirm mit Optionen wie Datum und Uhrzeit, Auftrag und Notizen. Die mobilen Optionen unter "Sonstige" sind "Übersicht", "Uhrzeit", "Arbeitszeittabellen", "Zeitplan" und "Weitere".

Uns hat gefallen, wie bei der mobilen App die Zeitschaltuhr die erste Option ist. Nachdem Sie sich auf dem Handy angemeldet haben, wird eine Karte des Standorts angezeigt, auf der Sie sich befinden. Sie erhalten eine rote Taste zum Ausschalten und die grüne Taste zum Umschalten von Uhrzeit und Job. Links sehen Sie die Gesamtzeit des Tages und rechts die aktuelle Zeit, die während der Schicht aufgezeichnet wurde.

Zusätzlich zu den Schaltflächen Clock In und Clock Out können Sie eine orangefarbene Option für Take Break hinzufügen. Sobald Sie diese Option gefunden haben, ist sie eine praktische Ergänzung zu den Zeiterfassungsoptionen. Um eine Schaltfläche "Mittagspause" hinzuzufügen, gehen Sie einfach zu "Funktionserweiterungen" und dann zu "Pausen" und fügen Sie Regeln für bestimmte Mitarbeiter mit einer bestimmten Pausenzeit hinzu.

Sie haben die Möglichkeit, die Pause automatisch oder manuell zu machen, wenn Mitarbeiter eine Pause beginnen oder beenden. Wir konnten die Take Break-Schaltfläche auf dem Computer hinzufügen, konnten sie jedoch nicht auf dem Telefon anzeigen. Dieses Problem wurde behoben, als wir uns ab- und wieder angemeldet haben. Ein Trick ist, dass Sie für die Mittagspause und die Ruhepause "Automatisch" deaktivieren müssen.

Wir konnten unserer mobilen Zeitverschiebung ein Foto hinzufügen. Die mobile App bietet eine übersichtliche Ansicht der Arbeitsschichten bei verschiedenen Projekten für die Woche. Wir haben die Projekte "Juristische Assistententätigkeit", "Modernisierung der elektrischen Infrastruktur für XYZ City", "Techniker der Kabelfirma", "Lackieren von Regierungsbüros" und "SEO-Berichte für XYZ Stores" erstellt.

Wenn Sie in Mobilgeräten auf die Schaltfläche "Zeitplan" klicken, können Sie "Mein Zeitplan links" oder "Vollständiger Zeitplan" für Mitarbeiter anzeigen. Wenn Sie auf einen Job klicken, der Ihnen nicht zugewiesen ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Der Manager muss den Job dem Mitarbeiter zuweisen. "Dieser Job ist Ihnen nicht zugewiesen. Wenden Sie sich an Ihren Manager, um dieses Problem zu beheben." Wenn Sie versuchen, ein Arbeitszeitblatt zu speichern, das mit einer anderen Zeit in Konflikt steht, wird "Konflikt gefunden" angezeigt.

Die GPS-Tracking- und Geofencing-Funktionen sind wichtige Funktionen in TSheets. Sie können den Speicherort in der Desktop-Version des mobilen Geräts einer Person anzeigen. Mit Geofencing können Sie den geografischen Umfang des Standorts eines Mitarbeiters im Vergleich zum GPS-Tracking, das einen einzelnen Standort verfolgt, verfolgen.

Erweitertes Tracking und Anpassung

Die meisten Tracking-Lösungen basieren fast vollständig auf der Zeit. Ein Tag hat 24 Stunden, multipliziert mit sieben Tagen, multipliziert mit ungefähr vier Wochen, multipliziert mit 12 Monaten. Nehmen Sie alle Daten, die in diesen Parametern erfasst wurden, und übertragen Sie sie in Rechnungen, Berichte, Zahlungen und Workload-Prognosen. Dies ist die Logik, die andere Zeiterfassungssysteme steuert. Was TSheets außerordentlich gut macht, ist die Erkenntnis, dass Arbeiten außerhalb der üblichen Stunden-, Tages-, Wochen-, Monats- und Jahreskalkulation durchgeführt und gemessen werden können.

Das Tool bietet eine erweiterte Mengenverfolgung, die für Lkw-Fahrer und Handwerker möglicherweise vorteilhafter ist als die Verfolgung der geleisteten Arbeitsstunden. Mit TSheets können Sie sechs vollständig anpassbare Felder erstellen und diese dann als Eingabeaufforderungen für jedes Ausstempeln verwenden. Wenn Sie eine Baufirma leiten, können Sie gefragt werden: "Gab es einen Vorfall? Ja. Nein." Wenn die Arbeiter nicht antworten, können sie nicht aussteigen. Sie können die Trucker fragen, wie viele Kilometer sie gefahren sind. Diese Felder werden dann in Berichte aufgenommen, um Ihnen einen besseren Überblick über die Arbeitsabläufe, die Produktivität der Teams und andere relevante Arbeitsplatzdaten zu geben, die Sie möglicherweise benötigen, um ein vollständiges Bild eines Arbeitstages oder einer Schicht zu erstellen. Sie werden diese Stufe des erweiterten Trackings bei Mavenlink, Zoho Projects oder Wrike nicht finden. Denken Sie daran, dass diese Tools Funktionen für das Projektmanagement bieten, die weitaus fortgeschrittener sind als die entsprechenden Funktionen, die Sie in Hubstaff und TSheets finden.

Arbeitgeber können diese Funktion auch verwenden, um ein Foto beim Ein- und Ausstempeln anzufordern. Vielleicht interessiert es Sie, ob Menschen ihren Arbeitsplatz gereinigt haben oder ob Produkte von einem Ort zum anderen gebracht wurden. Diese Funktion bietet Administratoren und Managern zusätzliche Übersicht (ohne die drakonische Spyware, die Sie auf Tools wie TSheets finden). Wenn Sie Mitarbeiter wirklich minutenweise überwachen müssen, verwenden Sie die offene API, um das Tracking über eine Drittanbieter-App zu erstellen.

Flexibilität bei der Zeiterfassung

Mit TSheets können Mitarbeiter Anrufe zum Einstempeln verwenden. Dies ist eine Zusatzfunktion, die 1, 50 USD pro Monat und Benutzer beträgt. Es ist ideal für Niedriglohnarbeiter, die möglicherweise kein Smartphone oder einen Computer zur Hand haben, aber mit der Arbeit beginnen müssen. Sie wählen eine gebührenfreie Nummer, sagen ihren Namen, checken ein und legen auf. Wenn Sie zusätzliche Sicherheit für diese Funktion wünschen, können Sie Sprachanrufe für 0, 05 USD pro Transkript in Text umwandeln.

Wenn Sie in TSheets einsteigen, erhalten Sie einen Bildschirm, in dem Sie angeben können, warum Sie Ihre Zeit erfassen, dh, Sie können Arbeiten planen, Projekte erfassen, Gehaltsabrechnungen erstellen oder Kunden abrechnen. Sie haben die Wahl, Ihre Zeit in der mobilen App, auf dem Computer oder in einem Stechuhr-Kiosk zu verfolgen. Wir fanden die Konfigurationsbildschirme einfach zu bedienen. Standardmäßig ist ein Konfigurationsbildschirm festgelegt, auf dem Mitarbeiter ihre eigene Zeit korrigieren können. Wenn Sie sich anmelden, werden hilfreiche Tutorials angezeigt. In der Übersicht sehen Sie, wie es aussehen wird, wenn Sie sich bei der mobilen App anmelden. Die Funktion "Wer arbeitet" ist der Schlüssel. Sie können auf den Namen klicken, um auf der Karte zu sehen, wo sich der Mitarbeiter befindet.

Über das Menü "Erste Schritte" können Sie Ihr Unternehmen einrichten, Mitarbeiter einbeziehen, Projekte verfolgen, die Gehaltsabrechnung vorbereiten sowie Touren und Schulungen durchgehen. Projekte wie "Modernisierung der Strominfrastruktur für XYZ City" konnten problemlos hinzugefügt werden. Wir wurden aufgefordert, festzulegen, wie die Gehaltsabrechnung ausgeführt werden soll. Wir setzen es auf zweiwöchentlich.

Wir haben die Zeit für das gefälschte Projekt "SEO Reports for XYZ Stores" für die Woche vom 11. März 2019 eingegeben. Dann wollten wir zurückgehen und für die Woche zuvor eingeben. Sie klicken auf "(kein Job)", um ein Menü mit zu verfolgenden Jobs aufzurufen. Wenn die Zeit von grau auf "rot" wechselt, bedeutet dies, dass Sie Überstunden gemacht haben. Die Farbcodierung hat sich als hilfreich erwiesen.

Die Software verfügt über robuste Konfigurationsoptionen. Unter Mein Profil können Sie Erinnerungen festlegen, wann Sie ein- und aussteigen müssen und wann eine zugewiesene Schicht veröffentlicht oder geändert wurde. Sie können auch markieren, dass Sie nach Schichtbeginn vergessen haben, einzusteigen. Unter Benachrichtigungen können Sie sich auch für den monatlichen Newsletter, den wöchentlichen Digest oder die Begrüßungs-E-Mail-Einladung des Benutzers anmelden.

Eine Einschränkung war, als wir versuchten, die zukünftige Zeit für einen Mitarbeiter mit dem Arbeitszeittabellen-Editor einzugeben. Als wir versuchten, die zukünftige Zeit einzugeben, wurde die Popup-Meldung "Sie dürfen in Zukunft keine Arbeitszeittabellen mehr erstellen." Angezeigt. Wir sind der Meinung, dass diese Funktion hilfreich sein kann, wenn ein Team in den kommenden Wochen festlegen muss, wer in Schichten arbeiten soll. Wir verstehen jedoch die Gefahr einer versehentlichen Abrechnung für die Zukunft.

Eine Kerbe darüber

TSheets ist die beste reine Zeiterfassungslösung auf dem Markt. Meistens sieht TSheets einfach zu bedienen aus. Es ist gut organisiert mit dem linken Menü von Time Clock, Schedule, Who is Working, Time Entries, Paid Time Off, Genehmigungen und Berichten. Es fehlen zwar die PM-Elemente, die Sie bei Lösungen wie Mavenlink, Wrike und Zoho Projects finden, aber es stehen genügend Funktionen zur Projektierung der Belegschaft und zur Zeitverwaltung zur Verfügung, um Sie durch grundlegendes Schichtmanagement und Projektpersonal zu führen. TSheets bietet auch nicht die Spyware-Funktionalität, die Sie in einem Tool wie Hubstaff finden. Wenn Sie also Screenshots der Mitarbeiterarbeit in einem Zeiterfassungstool benötigen, sollten Sie sich wahrscheinlich umsehen.

Wenn Sie die Möglichkeit benötigen, Zeit, Produktion und andere abrechenbare Kriterien in einem benutzerfreundlichen System zu messen, dann ist TSheets zweifellos das beste Tool, das wir getestet haben. Es ist anpassbar, benutzerfreundlich und hochintelligent.