Warum Ihr Business-VoIP-System möglicherweise nicht in die Cloud gehört

Anbieter von verwalteten Geschäftstelefonen beschäftigen sich hauptsächlich mit Voice-over-IP (VoIP) -Technologie. Dies bedeutet, dass sie Cloud-Bereitstellungen fast ausschließlich pushen, da dies für sie am effektivsten ist. Und um fair zu sein, ist es in der Regel einfacher und billiger für ihre Kunden, insbesondere für die meisten kleinen bis mittelständischen Unternehmen (SMBs). Die Cloud ist jedoch immer noch keine universelle Lösung für jedes Unternehmen. Es gibt mehrere Gründe, warum Ihr Unternehmen möglicherweise nicht möchte, dass die Kommunikation in der Cloud stattfindet, oder zumindest nicht in vollem Umfang.

Selbst wenn VoIP die Dinge erleichtert, scheinen Telefonsysteme kompliziert zu sein. Sie sind auch in ihren Fähigkeiten sehr unterschiedlich, was sich daran zeigt, wie unterschiedlich die beliebtesten Anbieter bei den diesjährigen PCMag Business Choice Awards für VoIP-Anbieter waren. Während sie in einer IT-Umgebung mit digitalen Signalen und Daten arbeiten, müssen sie teilweise in einer analogen Welt leben. Der Grund dafür ist, dass die Leute, die sie benutzen, durchweg analog sind.

Hinzu kommt, dass Telefonsysteme nicht vollständig digital sein können, da die Umgebung, in der sie existieren, möglicherweise nicht vollständig digital ist. Viel hängt von der physischen Umgebung ab, in der sich das Telefonsystem befindet, und von der Kommunikationsumgebung, mit der das Telefonsystem verbunden ist.

Zum anderen ist eine komplett VoIP-basierte Business-Telefonanlage durchaus möglich. Sie benötigen lediglich einige VoIP-Telefone, ein Netzwerk und eine Nebenstellenanlage. Eine TK-Anlage ist ein privates Telefonsystem, das in Ihrem Unternehmen betrieben wird und für die interne Kommunikation sowie für die Verbindung mit dem größeren Telefonnetz außerhalb des Unternehmens verwendet wird.

Die TK-Anlage selbst ist möglicherweise ein Server in Ihrem Rechenzentrum oder in Ihrem Telefonschrank oder ein Cloud-basierter Server. Es muss eine spezielle Software ausgeführt werden, mit der Sprachanrufe von ihrem Ursprung zu ihrem Ziel geleitet werden können. Es spielt keine Rolle, wo sich der Server befindet, auf dem Ihre Mitarbeiter telefonieren können, weshalb eine cloudbasierte Telefonanlage eine rationale Alternative sein kann.

Kostenüberlegungen

Es gibt aber noch andere Überlegungen. Ein großer Faktor sind die Kosten. "In einer öffentlichen Cloud oder einem UCaaS-Modell ist der finanzielle Aufwand der Haupttreiber", sagte Daryl Reva, Vice President für Cloud-Marketing bei Mitel Networks, das sowohl Cloud- als auch lokale Telefonlösungen herstellt, einschließlich Mitel MiCloud Business. Viel hängt auch von der Größe der Organisation ab. Er sagte, dass kleinere Unternehmen größere Kostenvorteile durch eine Cloud-basierte VoIP-Lösung erzielen könnten.

Die einfache Antwort lautet, dass die anfänglichen Kosten eines Cloud-basierten Telefonsystems häufig niedriger sind als die Kosten eines Servers in Ihrem Büro. Der Grund ist, dass Sie die TK-Anlage nicht kaufen müssen. Auf lange Sicht kann dies jedoch teurer sein, da Sie für den Betrieb und die Verwaltung der TK-Anlage wie für jeden anderen Cloud-Dienst laufende Gebühren zahlen müssen.

Andererseits kann ein echtes Unified Communications-System als Cloud-Lösung besser sein. UCaaS erfordert Funktionen und Fähigkeiten, die Sie in Ihrem Unternehmen möglicherweise nicht haben, und es kann sein, dass die Bereitstellung dieser Dienste in der Cloud die einzig mögliche Option für Sie ist. Das liegt daran, dass UCaaS zwar ein großes Kosteneinsparungspotenzial aufweist, es sich jedoch in erster Linie um eine Softwarelösung handelt, für die wahrscheinlich eine benutzerdefinierte Integration, eine DevOps-ähnliche Verwaltung und zusätzliche Unterstützung für die Softwareverwaltung erforderlich sind.

Aber das sind nicht die einzigen Gründe. "Wenn das vertikale Geschäft Ihre Entscheidungen vorschreibt, wie zum Beispiel das Gesundheitswesen und die Finanzen, dann kontrolliert die Einhaltung Ihrer Ziele", erklärte Reva. Das heißt, bevor Sie Ihr Telefonsystem in der Cloud ausführen können, müssen die Compliance-Bestimmungen eingehalten werden, und nicht alle Cloud-basierten Telefonsysteme können dies. Sie müssen mehr Zeit mit Ihrem Anwaltsteam verbringen, um die genauen Compliance-Anforderungen für Ihre Infrastruktur zu ermitteln. Dies sollten Sie sorgfältig tun, da Fehler hier teuer sein können.

Andere zu berücksichtigende Faktoren

Es gibt andere Faktoren, die Ihre Entscheidung beeinflussen können. Wenn Sie sich beispielsweise in einer vorhandenen Umgebung mit einem vorhandenen analogen Telefonsystem befinden, möchten Sie möglicherweise nicht Hunderte von analogen Telefonen entsorgen, die immer noch in einwandfreiem Zustand sind. Dies bedeutet, dass Sie beim Umstieg auf ein VoIP-System weiterhin analoge Telefone verwenden müssen.

Während ein VoIP-Adapter jedes analoge Telefon in ein Gerät verwandeln kann, das in einem digitalen Netzwerk vorhanden sein kann, ist es möglicherweise sinnvoller, eine Schnittstelle zu verwenden, über die Sie die meisten Ihrer analogen Telefone mit Ihrem VoIP-Netzwerk verbinden können. Diese Telefone bieten möglicherweise nicht alle Funktionen eines VoIP-Telefons. Sie können jedoch weiterhin Anrufe tätigen, und das ist möglicherweise alles, was Sie benötigen. Dann können Sie das Geld für VoIP-Telefone ausgeben, wo sie tatsächlich benötigt werden.

Manchmal ist natürlich ein Cloud-basiertes Telefonsystem ideal. Und manchmal willst du etwas von jedem. Reva sagte, dass es zwei verschiedene Arten von Hybridsystemen gibt. Ein typischer Fall ist, wenn die Zentrale über eine lokale Telefonanlage verfügt, sich die Filialen jedoch in der Cloud befinden. "Das Hauptquartier kann entlassen werden, während die Filialen bei Bedarf nach oben und unten gebracht werden können", sagte er.

Cloud-basiert vs. On-Premises

Reva merkte auch an, dass einige Formen von funktionalen Hybriden die Basis-PBX vor Ort haben, während sich einige erweiterte Funktionen, wie die Zusammenarbeit, in der Cloud befinden. Dies bedeutet, dass Sie zwar viel über Cloud-basierte VoIP-Lösungen hören, dies jedoch nicht die einzige Option ist. Außerdem ist es für Ihr Unternehmen möglicherweise nicht die beste Lösung. Stattdessen ist es wichtig, Ihr VoIP-System auf das zu stützen, was für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist, beispielsweise auf einem lokalen Server.

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Die wichtigsten Überlegungen sind die Kosten, die Kontrolle über das gewünschte Telefonsystem und ob es Überlegungen wie die Einhaltung gibt oder nicht. Sie müssen keine TK-Anlage kaufen, um eine in der Cloud zu verwenden. Andernfalls können Sie mit der Zeit mehr pro Monat bezahlen. Möglicherweise haben Sie nicht viel Kontrolle über ein Cloud-basiertes System, da der Anbieter auswählen kann, wann Funktionen angewendet oder Änderungen vorgenommen werden, und ein Cloud-basiertes System möglicherweise nicht Ihren Compliance-Anforderungen entspricht.

Wenn Sie jedoch nur wenige Mitarbeiter haben und sofort einsatzbereit sein möchten, können Sie mit der Cloud beginnen. Wie alles in der IT hängt alles davon ab, was Sie damit machen möchten.