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Wenn Sie ein typisches kleines bis mittelständisches Unternehmen (SMB) führen, ist es wichtig, dass Sie das Jahr auf dem richtigen Fuß beginnen. KMUs müssen schnell handeln, um auf neue Gelegenheiten zu reagieren, sobald sie sich ergeben. Eine solide Office-Basis, auf der diese Arbeit ausgeführt werden kann, ist für den Erfolg entscheidend. Glücklicherweise ist es relativ schnell möglich, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in Topform ist. Es ist wahr, es ist ein Füllhorn von Audits; sei einfach dankbar, dass keiner von ihnen von der IRS ist. Befolgen Sie die nachstehende Checkliste mit sechs Punkten, und Ihr Büro ist bereit, sich jeder Herausforderung zu stellen, die 2016 mit sich bringt.
1. Machen Sie sich bereit für die Steuersaison
In der Geschäftswelt bereiten Sie sich praktisch immer darauf vor, auf die eine oder andere Weise Steuern zu zahlen. Besonders wichtig ist jedoch der Jahresbeginn (wenn er mit dem Geschäftsjahr Ihres Unternehmens übereinstimmt). Setzen Sie sich zunächst mit Ihrem Finanzchef zusammen, um eine umfassende Prüfung der letztjährigen Bücher durchzuführen.
Sicher, Sie könnten ins Schwitzen geraten, wenn das Wort "Audit" und "Finanzen" im selben Satz verwendet werden, aber kommen Sie darüber hinweg: Es geht nicht darum, mürrische IRS-Agenten zu beschwichtigen. Diese Prüfung soll Ihnen, Ihrer Führung und allen gegenwärtigen oder potenziellen Investoren vermitteln, dass Ihre Finanzen - und damit Ihr Unternehmen - so funktionieren, wie sie sollten. Sie überprüfen die Zahlen des vergangenen Jahres, bewerten Geschäfts- und Finanzabläufe und vergleichen die tatsächlichen Ereignisse mit den erwarteten und gemeldeten Ereignissen. Sie können die Prüfung von Ihren internen Buchhaltungsleitern oder von einer externen Firma oder CPA durchführen lassen. Sie können sogar eine kleine Task Force zusammenstellen, um die Arbeit als Gruppe zu erledigen. Was Sie suchen, beinhaltet:
Alle Einnahmen des Vorjahres und aus welcher Quelle,
Alle im Vorjahr getätigten Ausgaben, mit welchen Zahlungsmitteln, an welche Zahlungsempfänger und mit welchem Budget; besondere Aufmerksamkeit auf Ausgaben für Büro, Technologie, Drittanbieter-Service und Geschäftsinfrastruktur richten,
Überprüfung von Kontoauszügen,
IRS und staatliche / kommunale Steuer (falls vorhanden) Einreichung von Überprüfungen,
Stellen Sie sicher, dass die ordnungsgemäßen Abrechnungsverfahren eingehalten werden. Wenn nicht, verstehen Sie, warum, weil dies an einem bestimmten Geschäftsprozess liegen kann, der möglicherweise überarbeitet werden muss
Führen Sie die Prüfergebnisse in einen engen Bericht ein (dies ist ein Tool, das Sie im Laufe des Jahres tatsächlich verwenden möchten, um es kurz, organisiert und wertvoll zu machen - nicht so umfangreich, dass Sie nichts finden können).
Bei ordnungsgemäßer Durchführung sollte diese Prüfung nicht länger als eine Woche dauern, und ihr Bericht bietet ein grundlegendes Instrument, mit dem alles genutzt werden kann - von Einkaufsplänen bis zu Verkaufszielen.
2. Hardware-Audit
Aus Sicht eines Büroleiters ist es nur der erste Schritt, zu wissen, wo sich das Geld befindet. Jetzt müssen Sie auch wissen, wo sich alles andere befindet. Beginnen Sie mit Technologie-Hardware. Dies mag offensichtlich klingen, wird jedoch für viele KMU schnell zu einer Gefahrenzone - insbesondere für Unternehmen, die eher mittelgroß als klein sind. Das liegt an der Redewendung Bring Your Own Device (BYOD). So viele IT-Profis hassen und so viele Benutzer beschäftigen sich mit der Nutzung der Hardware, die sie in die Finger bekommen können - von jeder Quelle und oft auf seltsame oder verschlagene Weise bezahlt. Fügen Sie diese Informationen mindestens in eine geordnete Tabelle ein, auf die Sie sich in diesem und im nächsten Jahr beziehen können. Noch besser ist es, die Informationen in eine dedizierte Desktop-Verwaltungs-App wie Microsoft System Center Configuration Manager oder MMSoft Pulseway zu integrieren.
Beginnen Sie mit dem Auditbericht von Schritt 1, da dieser eine offizielle Liste Ihrer Hardwarekäufe enthalten sollte. Verfolgen Sie dann, welche Geräte tatsächlich eingesetzt werden (Sie werden garantiert einige Überraschungen erleben). Einige Mitarbeiter verwenden persönliche Geräte, für die sie bezahlt haben, um ihre Arbeit zu erledigen, während andere Verbrauchergeräte sowohl für die Arbeit als auch für persönliche Aufgaben verwenden, für die das Unternehmen bezahlt hat. Finden Sie heraus, wer was hat, ob es richtig eingesetzt wird und ob es eine bessere Möglichkeit gibt, dafür zu bezahlen.
Und wenn Sie sich erst einmal mit dieser neuen Technologie vertraut gemacht haben, vergessen Sie nicht, die herkömmliche Hardwareprüfung durchzuführen, um nach PCs, Servern, Druckern und anderer Office-Hardware zu suchen, die sich dem Ende der Lebensdauer oder dem Ende der Lebensdauer nähert. Damit Sie wissen, was in diesem Jahr und wann aktualisiert werden muss. Arbeiten Sie mit den Hardware-Vertriebsmitarbeitern und Ihrer Buchhaltungsabteilung zusammen, um einen Plan für die Stilllegung und den Ersatz dieser älteren Hardware durch neue Einheiten zu entwickeln.
3. Software-Audit
Software-Audits haben dasselbe grundlegende Ziel wie ein Hardware-Audit: Finden Sie heraus, was Sie installiert haben, wo es installiert ist, wie es bezahlt wurde (dh welchem Budget es zugewiesen wurde) und welche Lizenzen oder Abonnements zur Verlängerung anstehen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese in Ihrem Kalender markieren.
Genau wie bei einem Hardware-Audit hat jedoch die moderne Zeit ein Software-Audit etwas komplizierter gemacht. Ähnlich wie Mitarbeiter, die persönliche Geräte für die Arbeit verwenden, nutzen viele auch ihre eigenen Cloud-basierten Dienste. Dies kann vorkommen, weil sich ein einzelner Benutzer für einen bestimmten Dienst anmeldet oder sogar ein ganzes Team einen Cloud-Dienst nur untereinander bereitstellt.
Oft werden diese Dienstleistungen über wiederkehrende Gebühren bezahlt, die für Privat- oder Firmenkreditkarten anfallen, und für die Buchhaltung kann es schwierig sein, herauszufinden, was gekauft wird. Dies kann zu Abrechnungsfehlern führen, die jedoch im Vergleich zu potenziellen IT-Problemen geringfügig sind, wenn diese Cloud-Dienste Benutzer zum Herunterladen von Software auffordern (die nicht nur von der IT getestet, sondern vollständig umgangen wurde). Rooten Sie solche Software, stellen Sie sicher, dass sie ordnungsgemäß bezahlt wird, und entscheiden Sie dann, ob Sie sie behalten oder durch eine effektivere Lösung ersetzen möchten.
Bei herkömmlichen Verfahren widmen Sie der Sicherheitssoftware mit Ihrem Software-Audit besondere Aufmerksamkeit: Virenschutz, VPN (Virtual Private Network) und Verschlüsselung sind drei Beispiele. Hierbei handelt es sich um Lösungsbausteine, mit denen ein Prozess in seinen Spuren angehalten werden kann, wenn die Lizenzen auslaufen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie wissen, wann Lizenzen und Abonnements erneuert werden müssen und welche Benutzer sie benötigen.
Um die Zeit der Softwareprüfung herum ist es auch eine gute Idee, Ihre Datensicherungs- und Datensicherheitsverfahren zu untersuchen. Dies umfasst normalerweise sowohl Hardware als auch Software, ist jedoch für die meisten Softwareprozesse erforderlich. Führen Sie Testläufe von Backup- und Disaster Recovery-Plänen (DR) durch, um sicherzustellen, dass diese weiterhin funktionieren, überprüfen Sie gesicherte Daten sowohl lokal als auch in der Cloud, um sicherzustellen, dass sie nicht beschädigt sind, und überprüfen Sie, was Sie im Vorjahr für diese Lösungen bezahlt haben sehen Sie, ob Sie es besser machen können.
4. Netzwerküberwachung
Sie benötigen Ihren IT-Leiter, um bei diesem Problem zu helfen. Ein Netzwerk-Audit ermöglicht Ihnen Folgendes:
Wissen, welche Netzwerkinfrastruktur Sie aktuell verwenden (physisch und in der Cloud),
Vergleichen Sie diese Infrastruktur mit den darauf ausgeführten Geschäftsprozessen, um die Kapazität zu überprüfen
Bewerten Sie nicht nur, was Sie bezahlen, sondern auch, ob Sie das bekommen, wofür Sie bezahlt haben. Dies ist besonders wichtig für alle Internet- und Mobilfunkanbieter.
Analysieren Sie Ihre Internetverbindung, nicht nur zum Büro, sondern auch zu externen Webservern, Cloud-Diensten oder Telearbeitern und Remotestandorten. Haben Sie die Leistung bekommen, für die Sie bezahlt haben? Wenn Ihre interne IT-Abteilung nicht sicher ist, wie diese Informationen überprüft werden sollen, wenden Sie sich an einen Netzwerkberater eines Drittanbieters. Stellen Sie schließlich sicher, dass die IT-Abteilung Ihre Bürorouter, Switches und andere Netzwerkhardware auf den neuesten Stand bringt - und stellen Sie sicher, dass alles mit Ihrer aktuellen Suite geschäftskritischer Apps getestet wurde, bevor Sie alles bereitstellen. Wenn Sie Remote-Standorte oder Telearbeiter haben, die von zu Hause aus eine Verbindung herstellen, stellen Sie sicher, dass die Netzwerkhardware ebenfalls geflasht und sicher ist.
5. Machen Sie einen Spaziergang durch das Büro
Das klingt vielleicht leichtfertig, ist aber ein schwerwiegender Schritt. Sie können nicht über eine Tabelle oder ein Verwaltungs-Dashboard alles herausfinden, was Sie über Ihr Unternehmen wissen müssen. Steh auf und nimm an der Tour teil. Sprechen Sie mit Mitarbeitern darüber, wie sie ihre Arbeit erledigen, insbesondere über Team- und Prozess-Leads. Es ist nicht nur wichtig zu verstehen, wie die Arbeit erledigt wird, um das richtige Tool für den richtigen Job bereitzustellen, sondern häufig auch, um neue Möglichkeiten für Einsparungen oder Einnahmen zu entdecken.
Sehen Sie sich auf der profanen Seite an, wie Ihr Büro physisch aussieht und funktioniert. Beachten:
Büromöbel,
Pausenraumbedarf und Küchengeräte,
Konferenzraum Whiteboards, Bildschirme, Telefone und
Gemeinsame Bürogeräte - Aktenvernichter, Drucker, Faxgeräte.
Stellen Sie sicher, dass diese Dinge in einwandfreiem Zustand und mit dem für den Betrieb erforderlichen Zubehör (z. B. Toner, Papier usw.) vorrätig sind.
6. Analysieren Sie Ihre Geschäfts- und Marketingpläne
Sie haben die Zahlen auf den Kopf gestellt. Jetzt ist es an der Zeit, den Kopf zu heben und das Gesamtbild Ihres Unternehmens zu betrachten. Das beginnt immer mit Ihrem Geschäftsplan. Setzen Sie sich mit Ihren Führungskräften zusammen und gehen Sie Ihren Plan im Detail durch. Bist du da, wo du sein solltest (was bedeutet, wo dein Plan sagt, dass du sein würdest)? Ist die Art und Weise, wie Sie Geschäfte tätigen, immer noch die effektivste? Stellen Sie diese Frage unabhängig davon, ob das Unternehmen eine optimale Leistung erbringt oder nicht. Es kann immer einen besseren Weg geben. Listen Sie Ihre Geschäftsprozesse auf, sprechen Sie mit den wichtigsten Mitarbeitern über diese Prozesse, ordnen Sie sie Schritt für Schritt zu und betrachten Sie sie dann im Detail. Gibt es effektivere Tools, Software oder Services, mit denen Sie wettbewerbsfähiger werden könnten? Machen die richtigen Leute diese Jobs? Sind Prozesse effizient oder redundant? Das Ziel hier ist nicht, Leute zu feuern oder Mikromanagement zu betreiben; Es geht darum zu verstehen, wie Ihr Unternehmen Geschäfte macht, Suppe zu Nüssen.
Gehen Sie den Marketingplan des letzten Jahres mit einem ähnlichen Auge durch. Überprüfen Sie die Ergebnisse und fragen Sie, ob Sie wirklich dort sind, wo Sie sein sollten, wenn die Ergebnisse mit den Ausgaben verglichen werden. Wo bist du schwach und wie kannst du dich verbessern? Achten Sie besonders auf:
Marktforschung,
Werbung und Reklame
Veranstaltungen und
Pressearbeit.
Vergessen Sie im Rahmen dieser Übung nicht, Ihre Web- und Online-Profile für soziale Netzwerke zu analysieren. Erreichen sie die richtigen Kunden? Sind sie auf dem neuesten Stand? Wurden Produkt- oder Servicebeschreibungen, Preise und sogar die Namen von Führungskräften aktualisiert? Überprüfen Sie diese Details gründlich, denn nichts schaltet Online-Kunden schneller aus, als wenn sie eine Website aufrufen, die ihrer Meinung nach nicht gewartet wird.
Klar, es ist einfacher, diese sechs Schritte zu schreiben, als sie zu machen. Wir reden über eine beträchtliche Menge Arbeit, keine Frage. Wenn Sie sich jedoch anschnallen und die richtigen Leute zur Hilfe holen, kann alles in ein paar Wochen erledigt werden. Und diese zwei Wochen können für den Rest des Jahres erhebliche Prozess-, Kosten- und sogar Gewinnausschüttungen für Ihr Unternehmen bedeuten.
