Video: 10 Tipps – Tag ENTSPANNT organisieren, Alltag STRESSFREI meistern & leichter Leben #TypischSissi (November 2024)
? wmode = transparent "Was möchten Sie über die Organisation wissen?"
Das ist eine Frage, die ich meinen Kollegen und Freunden immer wieder stelle, um Ideen für diese Kolumne zu bekommen. Als ich das letzte Mal gefragt habe, hat mehr als eine Person geantwortet: "Wie fange ich überhaupt an?"
Wenn ich einen Leitfaden für Anfänger schreiben würde, um mich zu organisieren, würde er mit einem absolut wichtigen Ratschlag beginnen: Zerlegen Sie Ihre Projekte in kleinere Teile.
Die Aufteilung eines Ziels in kleinere Ziele und tägliche Aufgaben ist entscheidend für den Erfolg. Alle organisierten Leute tun es, aber nicht alle Ratschläge machen es deutlich. Ich denke, es muss explizit sein. Es ist so wichtig, dass Sie es nicht beschönigen sollten.
Das eigentliche Geheimnis der Organisation besteht darin, herauszufinden, wie Sie sich dazu bringen können, die für die Organisation erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen und fortzufahren. Sie müssen in der Lage sein, die Aktionen zu definieren - und genau darum geht es bei der Zerschlagung eines Ziels.
Wo fange ich an, mich zu organisieren?
Bevor Sie sich organisieren können, müssen Sie ein Ziel haben.
"Ich will organisierter sein" ist kein Ziel. Versuchen Sie sich vorzustellen, was Sie eigentlich wollen. Versuchen Sie es in Worte zu fassen. Und versuchen Sie, diese Worte positiv und umsetzbar zu machen, anstatt negativ.
Angenommen, Sie haben das Gefühl, dass Ihre E-Mail-Adresse außer Kontrolle gerät. Sie möchten E-Mails organisieren.
Negativ definiertes Ziel: "Meine E-Mail ist ein Chaos und ich möchte es nicht mehr so."
Positiv definiertes Ziel: "Ich möchte immer in der Lage sein, eine E-Mail schnell zu finden, wenn ich sie brauche."
Das positive und umsetzbare Ziel konzentriert sich auf das, was Sie tun möchten ("E-Mails schnell finden"). Das Ziel, das durch eine negative Neigung gesehen wird, unterstreicht nur das Problem, dass Ihre E-Mail unordentlich ist und Sie darüber unglücklich sind.
Hier ist ein weiteres Beispiel:
Negativ definiertes Ziel : "Ich habe zu viele Papiere. Sie überladen meinen Schreibtisch und führen zu Ablenkungen, und ich hasse es." (Beachten Sie, dass es kein klares Bild davon gibt, was passieren soll oder wie sich die Situation ändern soll.)
Positiv definiertes Ziel: "Ich möchte einen minimalistischen Arbeitsbereich, der mich bei der Fokussierung unterstützt. Ich möchte meinen Computer und die Möglichkeiten der Texterkennung optimal nutzen und die Suche effizienter gestalten, um wichtige Dokumente zu finden." (Beachten Sie die Betonung positiver Wörter wie "Fokus" und "effizient".)
Im wahrsten Sinne des Wortes muss man sich vorstellen, was man will, und es in positive, konkrete und umsetzbare Worte fassen. (Weitere Tipps zum Festlegen und Erreichen von Zielen.)
So dekonstruieren Sie ein Ziel
Wenn du ein Ziel hast und es in Worte gefasst hast, musst du es dekonstruieren.
Eine einfache Möglichkeit, ein Ziel zu dekonstruieren, besteht darin, darüber nachzudenken, was Sie auf eine tägliche Aufgabenliste schreiben würden, um das Ziel zu erreichen.
Sie würden niemals eine Aufgabenliste erstellen "Erstellen Sie einen minimalistischen Arbeitsbereich, der der Fokussierung förderlich ist." Du könntest eher schreiben:
- klare tassen und tassen vom schreibtisch
- Scannen Sie die Papiere im Posteingang
- Gescannte Papiere zerfetzen
- Richten Sie die Computerleitungen gerade aus
(Wenn Sie nicht wissen, welche Art von Dingen auf einer To-Do-Liste stehen, habe ich eine kurze Einführung in die Erstellung besserer To-Do-Listen.)
Beispiel: Photo Organization Makeover
Ich möchte Ihnen ein längeres Beispiel geben, wie Sie ein großes Organisationsprojekt in kleinere Teile aufteilen können, um einen vollständigen Überblick über die Abläufe zu erhalten.
Ich habe mit einer Kollegin, Stephanie, an einem Total Digital Photo Organization Makeover gearbeitet (über das ich in einer zukünftigen Kolumne ausführlich schreiben werde). Sie hat Tausende von Fotos auf mehreren Computern und Online-Speicherdiensten verteilt und möchte sie nur organisieren.
1. Definieren Sie das Ziel. Als wir uns das erste Mal zusammensetzten, um das Projekt zu besprechen, fragte ich sie: "Was willst du? Was ist dein Ziel?" Ich habe sie aufgehalten, bevor sie überhaupt antworten konnte. "Lassen Sie mich das umformulieren. Was möchten Sie mit Ihren Fotos machen können, was Sie jetzt nicht können?"
Stephanie meinte im Grunde, sie wolle in der Lage sein, Fotos leicht zu finden, egal welches Gerät sie benutzte.
2. Verstehen Sie das Problem. Meine Folgefrage lautete: "Wenn Sie gerade nach einem Foto suchen, wie sehen Sie aus? Erinnern Sie sich an das Datum oder die Personen auf dem Bild oder an ein Ereignis, als das Foto aufgenommen wurde?"
Was diese Frage wirklich stellte, war: "Welche Art von Lösung sollten wir so entwerfen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht?"
Sie sagte, sie erinnere sich normalerweise grob an ihre Fotos nach Datum, wie zum Beispiel "in der Schule", aber manchmal auch an die Personen auf dem Foto.
Wir haben einige mögliche Lösungen in Betracht gezogen, uns aber noch nicht auf etwas geeinigt. Oft hilft es, ein paar Teile eines Organisationsprojekts voranzutreiben. Sehen Sie also nach, ob sich Ihre Definition des Ziels ändert, je mehr Sie über das Problem erfahren.
3. Weisen Sie sich kleine Aufgaben zu. Basierend auf unserem Treffen kam Stephanie mit einer kurzen Liste von Aufgaben davon. Es sah ungefähr so aus:
Diese vier Aufgaben waren das Ausmaß von Stephanies "nächsten Schritten". Beachten Sie, dass ihre Liste nur wenige Elemente enthält. Sie könnte all diese Aufgaben problemlos an einem Tag erledigen, wenn sie zusammenbricht, oder weniger als eine Woche, wenn sie eine pro Tag erledigt.
4. Termine festlegen. Um einfache, kurze Aufgaben zu erledigen, müssen Fristen festgelegt werden. Ich verwende gerne eine Aufgabenverwaltungs-App wie Awesome Note oder Any.do, um meine Aufgaben im Auge zu behalten und ihnen Termine zuzuweisen. Bei Stephanies Projekt weiß ich nicht, ob sie sich Fristen gibt, aber sie hat weiche Fristen, basierend darauf, wann wir uns entscheiden, dass wir uns als nächstes treffen, um das Projekt fortzusetzen. Ich gehe davon aus, dass sich unser nächstes Treffen in ihrem Kalender abzeichnet und sie sich dafür verantwortlich fühlt, das zu tun, was sie angekündigt hat.
Es ist das Tun, das schwer ist
Nicht jeder fühlt sich für sich selbst verantwortlich. Ich denke, wir alle haben Strategien, um uns zur Rechenschaft zu ziehen, zum Beispiel jemand anderem von unseren Plänen zu erzählen oder Geld zu setzen, dass wir etwas tun oder nicht tun werden. Sich an eine Aufgabe zu erinnern ist nicht schwer. Senden Sie einfach eine Erinnerung auf Ihrem Smartphone. Es ist das Tun , das schwer ist. Wenn Sie kleine Aufgaben haben, die sehr spezifisch sind, erhöhen Sie zumindest Ihre Chancen, denen Sie folgen werden.
Das Sprichwort "jede Reise beginnt mit einem einzigen Schritt" ist völlig richtig. Oder wenn Sie es vorziehen, spricht "Auftauchen ist die halbe Miete" für die gleiche Absicht. Sie müssen sich selbst klare und umsetzbare Dinge geben und eine angemessene Zeit dafür zur Verfügung stellen. Andernfalls werden Sie noch nie angefangen haben.
