Heimarbeitskräfte: Eine Armee virtueller Assistenten

Es ist schön, diese Woche die Anerkennung der National Small Business Week zu erhalten, aber viele Hausangestellte leben sieben Tage pro Woche im Kleinunternehmen. Ich war jedoch neugierig, ein Unternehmen zu finden, das diese Mitarbeiter mit Unternehmen zusammenbringt, die von Privatunternehmen bis hin zu Unternehmen reichen. Es handelt sich um ein in Atlanta ansässiges Metro-Outfit namens eaHELP, das Heimbüroangestellte mit Unternehmen aus Dutzenden von Branchen zusammenbringt. Sie haben Geschäftskunden, die von Einzelhändlern und Agenturen für digitales Marketing über gemeinnützige Organisationen bis hin zu Universitäten reichen.

Ich habe mit der Firmenpräsidentin Tricia Sciortino darüber gesprochen, wie eaHELP seine virtuellen Assistenten überprüft und ihre Fähigkeiten mit den Unternehmen in Einklang bringt. Wir sprachen auch darüber, welche Tools, Strategien und welche Art von Home-Office-Arbeitskultur Sie benötigen, um eine gesunde Arbeitsbeziehung und Remote-Produktivität zwischen virtuellem Assistenten und Arbeitgeber sicherzustellen. Sciortino war der erste virtuelle Assistent, der von eaHELP eingestellt wurde, und weiß aus erster Hand, wie man die Work-Life-Balance eines Home-Office-Mitarbeiters verwaltet.

PCMag: Erzählen Sie mir etwas über eaHELP.

Tricia Sciortino: Wir bieten sogenannte Virtual Assistant (VA) -Lösungen für vielbeschäftigte Führungskräfte. Wir sind das, was ich als Personalagentur von VA bezeichnen würde. Wir unterstützen alle Arten von Führungskräften in verschiedenen Genres - vom Solopreneur und Unternehmer bis hin zu Führungskräften von Kleinunternehmen - mit VA-Lösungen, die von einem sehr kleinen Zeitintervall von fünf Stunden pro Woche bis fast zur Vollzeit reichen können. Wir helfen Ihnen gerne dabei, die administrativen Bereiche des Unternehmens zu verlassen und sich nicht nur auf das Unternehmen zu konzentrieren, sondern auch mit Kunden umzugehen oder einen Geschäftsplan zu erstellen. Sie müssen sich nicht mehr um die Details kümmern.

PCMag: Dies ist die National Small Business Week. Warum braucht ein kleines Unternehmen einen virtuellen Assistenten?

Sciortino: Ich würde sagen, die Mehrheit unserer Kunden sind kleine Unternehmen. In der Regel müssen Sie als kleines Unternehmen möglicherweise noch keinen Mitarbeiter vor Ort einstellen. Möglicherweise benötigen Sie nur fünf oder 10 Stunden pro Woche. Sagen wir es sind 10 Stunden. Sie kamen jeden Morgen von 9:00 bis 11:00 Uhr und dann waren sie weg. Aber mit einer VA sind diese Stunden flexibel. Sie können 30 Minuten um 9:00 Uhr und dann 15 Minuten um 12:00 Uhr verwenden. Sie können Ihre Zeit auf den Tag und die Woche verteilen und Teilzeitstunden auf eine Art und Weise nutzen, die sich wie eine ganztägige Bereitschaft auf Abruf anfühlt.

PCMag: Wie würde ich VA werden und für eaHELP arbeiten?

Sciortino: Wir haben auf unserer Karriereseite eine Bewerbung, die wir von unseren Bewerbern einreichen lassen. Damit wird der Prozess eines Bewerbers eingeleitet, der sich mit unserem Akquisitionsteam befasst. Wir führen alle unsere Bewerber durch einen ziemlich gründlichen Prozess der Prüfung von Fähigkeiten und Fertigkeiten. Wir unterteilen sie in zwei Kategorien: Soft Skills und Hard Skills. Und wir achten auf das, was wir für sehr tiefgreifend halten, da wir sehr darauf bedacht sind, dass unsere Kunden nicht nur auf Fähigkeiten oder Aufgabenanforderungen abgestimmt sind.

Natürlich bewerten wir die technischen Fähigkeiten der Bewerber: auf welchem ​​PC sie arbeiten, auf welche Programme sie zugreifen und welche Fähigkeiten sie haben, aber wir suchen auch nach Soft Skills. Ein guter Kommunikator zu sein ist wichtiger als Microsoft Office. Wir wollen Menschen, die sehr reaktionsschnell und professionell kommunizieren - jemanden, der sehr engagiert, proaktiv und einfallsreich genug ist, um Antworten zu finden, wenn der Kunde sie nach etwas fragt, was sie noch nie zuvor getan haben. Darüber hinaus überprüfen und validieren wir die von ihnen angegebenen Fachkenntnisse anhand einiger gängiger VA-Aufgaben wie Kalenderverwaltung, E-Mail-Verwaltung und Buchung einer Reise.

PCMag: Was braucht ein Home-Office-Mitarbeiter, um erfolgreich zu sein?

Sciortino: Das erste ist immer ein dedizierter Arbeitsbereich. Möglicherweise haben Sie keinen zusätzlichen Raum in Ihrem Zuhause, sondern benötigen einen bestimmten Bereich, den Sie als Büro bezeichnen, selbst wenn es sich um die Ecke Ihres Wohnzimmers oder eines zusätzlichen Schlafzimmers handelt. Sie können sagen: "Ich bin auf der Arbeit; ich gehe in meine Büroräume." Wir interviewen dafür und stellen sicher, dass unsere virtuellen Assistenten einen eigenen Bereich haben und in einer von uns als "ablenkungsfrei" bezeichneten Zone arbeiten. Wenn Sie versuchen, an Ihrem Küchentisch zu arbeiten, und Ihre Familie oder Kinder (oder Haustiere) vorbeikommen, funktioniert dies nicht.

Das zweite, was ich sagen würde, ist, Grenzen für Ihre Arbeitszeit zu setzen. Es ist sehr einfach, immer zu arbeiten, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, da Sie nicht die Möglichkeit haben, das Büro zu verlassen. Die Arbeit bleibt im Büro. Und jetzt, da Sie für den Tag fertig sind, ist es sehr einfach, Ihre E-Mails noch einmal zu überprüfen, während Sie das Abendessen kochen. Sie müssen eine Start- und eine Stoppzeit festlegen, so gut Sie können, als würden Sie in einem Büro arbeiten. Es ist am besten, wenn Ihre persönlichen Grenzen sagen: "Ich werde jeden Tag um 6:00 Uhr fertig sein", um Burnout oder das Gefühl zu vermeiden, dass Sie ständig arbeiten. Ich ließ meine Tochter zu mir sagen: "Mama, arbeitest du nur die ganze Zeit?" und ich dachte: "Autsch, sie hat recht." Ich ließ es vorbei bluten.

Eine andere Sache, die wir hinzufügen könnten, wäre die Planung der Zeit, wenn Sie sich außerhalb Ihres Zuhauses befinden. Es kann sich um ein Mittagessen mit Ihrem Nachbarn handeln oder ein paar Stunden pro Woche bei Starbucks. Sie werden ein bisschen durchgeknallt und fühlen sich wie eingepfercht, wenn… Sie den ganzen Tag an Ihren Schreibtisch gekettet sind.

Der letzte Teil besteht darin, sich mit Ihrer Technologie und Ihren Tools zu befassen, mit denen Sie remote arbeiten können, unabhängig davon, ob Sie über einen Computer verfügen, der Ihre Arbeitslast bewältigt: einen großartigen Computer, eine großartige Software, einen sauberen Computer und einen neueren Computer. Es kann aber auch sein, dass Sie ein Programm verwenden, das Ihnen hilft, mit Leuten wie Basecamp oder Slack zu teilen. Gute Technologie zu haben und sich mit Computern und neuen Technologien wirklich wohl zu fühlen, trägt wirklich zum Vorteil bei, ein Remote-Mitarbeiter zu sein.

PCMag: Was braucht ein Manager, um einen Home-Office-Mitarbeiter erfolgreich zu machen? Ich habe gerade ein Programm aufgeschlagen, das "das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern fördert". Alle drei Minuten wird ein Screenshot erstellt. Das klingt nicht zu vertrauensselig.

Sciortino: Wir wissen, dass es manchmal für jemanden schwierig ist, mit jemandem aus der Ferne zu arbeiten, wenn er nicht daran gewöhnt ist. Es braucht Zeit, um das Vertrauen aufzubauen, dass die Person auf der anderen Seite die Arbeit leistet, die Sie von ihnen verlangt haben. Es gibt jedoch Dinge, die wir unseren Kunden und VAs empfehlen, Kommunikations-Tools zu verwenden, um ihnen dabei zu helfen. Wir empfehlen, mindestens einmal pro Woche ein Videotreffen abzuhalten, um herauszufinden, was diese Woche getan werden muss und was von der letzten Woche übrig geblieben ist, können Sie von Angesicht zu Angesicht sehen und die Körpersprache lesen. Daran glauben wir wirklich. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten möchten, benötigen Sie eine Webcam.

Wir haben auch viele Tools, die wir empfehlen, damit die Menschen in enger Verbindung bleiben. Es gibt verschiedene Apps, in denen Sie Arbeitsbereiche wie Basecamp, Asana, Evernote und Wunderlist freigeben können, in denen Sie sehen können, wie die Mitarbeiter den ganzen Tag über arbeiten (und eine Notiz hinzufügen oder eine Aufgabe erledigen). Es ist sehr einfach zu sagen: "Hey, mal sehen, wo wir mit diesem Projekt sind."

Und dann empfehlen wir Dinge wie Apps für Ihr Telefon, die es wirklich bequem machen, SMS zu schreiben oder Apps wie Voxer oder HeyTell zu verwenden (bei denen es sich um ein schnelles Walkie-Talkie handelt, um eine Sprachnotiz zu senden).

Ehrlich gesagt versuchen wir nicht zu komplex zu werden, was Kultur und Teamförderung angeht. Wir nutzen Dinge wie Facebook und haben private Gruppen für unser Team, in denen wir in Verbindung bleiben. Sie sind das, was wir unseren virtuellen Wasserkühler nennen und die einmalige Frage stellen: "Hey, Leute, gibt es einen Rat, hat jemand Erfahrung?" Das Team nutzt sich gegenseitig um Hilfe.

Wir veröffentlichen auch wöchentliche Verkaufsrückblicke: "Hey, Team, hier sind wir unterwegs. Hey, großartige Kudos und Shout-Outs." Unser virtuelles Büro ist diese private Facebook-Gruppe und es war einer der größten Teambuilding-Erfolge für uns.