Intuit Quickbooks Online-Überprüfung und Bewertung

Eine Stiftung aufbauen

Wenn Sie Daten in einer anderen Buchhaltungslösung eingegeben und gespeichert haben, die im CSV- oder Excel-Format exportiert werden kann, können Sie Kunden- und Lieferantendateien, Produkte und Dienstleistungen sowie Ihren Kontenplan in QuickBooks Online importieren. Das Importieren von Daten aus einer Buchhaltungsanwendung in eine andere - oder sogar aus Excel - kann ein schwieriger Prozess sein, für den möglicherweise ein Finanzberater hinzugezogen werden muss.

Die Zeiten langwieriger Setup-Assistenten mit mehreren Fragen, die die Desktop-Buchhaltungssoftware für Sie verwendet hat, sind längst vorbei. Wenn Sie diese ersten Schritte in den Setup-Assistenten ausgeführt haben, waren Sie ziemlich bereit, mit der Arbeit zu beginnen. Das ist nicht mehr der Fall. QuickBooks Online stellt genügend Fragen, um einige davon zu erledigen Konfiguration Im Hintergrund ändern Sie die Einstellungen, um sie an Ihren speziellen Geschäftstyp anzupassen.

Sie können natürlich einfach einsteigen und mit der Produktion von Transaktionen beginnen. In diesem Fall müssen Sie Kundeninformationen, Artikeldatensätze usw. eingeben, während Sie fortfahren. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass eine Funktion, die Sie benötigen, nicht aktiviert wurde. Am besten klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Konto und Einstellungen. QuickBooks Online zeigt dann links eine Reihe von Registerkarten an (Firma, Abrechnung und Abonnement, Verkauf, Ausgaben, Zahlungen und Erweitert), die den Einstellungen in der Desktop-QuickBooks-Version ähneln.

Von hier aus können Sie Funktionen wie Klassen, Fortschrittsabrechnung, Bestandsverfolgung und Bestellungen aktivieren und deaktivieren sowie auf außergewöhnlich flexible Anpassungsoptionen für Formulare zugreifen. Der Bildschirm "Erweitert" enthält weitere Buchhaltungsoptionen, z. B. Ihr Geschäftsjahr, Ihr festgelegtes Versandkonto und die Möglichkeit, die Bücher zu schließen.

Jede cloudbasierte Buchhaltungslösung bietet diese Optionen unter der Haube. In einigen Fällen sind sie Teil eines speziellen Einstellungsbereichs und in anderen Fällen werden sie an anderer Stelle auf der Site angezeigt. Jedes hat auch einen anderen Satz von Funktionen, die zu Beginn aktiviert oder deaktiviert werden. Sie können diese Standardeinstellungen ändern die Einstellungen, und sollte dies in Ihren ersten Stunden mit der Anwendung tun.

Auf die Optionen für die Unternehmenseinstellungen von QuickBooks Online und andere Tools, einschließlich Produkt- und Servicelisten und Verwaltung von Benutzerberechtigungen, kann durch Klicken auf das Zahnradsymbol im oberen Bereich zugegriffen werden richtig, und werden auf verständliche, flexible und gründliche Weise konzipiert und präsentiert. Einige Mitbewerber, darunter Kashoo, FreshBooks und Zoho Books, haben jedoch damit begonnen, diese Einstellungen nach Bedarf verfügbar zu machen.

Benutzeroberfläche, Navigationswerkzeuge

Das erste, was Sie sehen, wenn Sie sich anmelden, ist die Homepage von QuickBooks Online. Fast alle Cloud-basierten Buchhaltungslösungen rufen diese Dashboards auf, da sie einen Überblick über Kontensalden, Einnahmen- und Ausgabensummen, Diagramme und zu erledigende Aufgaben bieten. Sie enthalten auch Links zu verwandten Aktivitäten, z. B. zur Rechnungserstellung und Kontoführung. QuickBooks Online zeigt Diagramme für den Rechnungs- und Spesenstatus, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Verkaufszahlen sowie den Kontostand und einen Link zu Ihrem Prüfpfad an. Ich fand das Dashboard von Xero ein bisschen effektiver. es macht es einfacher, sofort zu sehen, was getan werden muss.

QuickBooks Online zeigt links einen vertikalen Bereich mit Registerkarten an, die den Hauptteil der Site darstellen. Diese Organisation der Funktionsbereiche wurde erneut neu geordnet, um die Aufgaben hervorzuheben, die kleine Unternehmen in der Regel am häufigsten ausführen. Es enthält jetzt Links zu Bankgeschäften, Verkäufen, Ausgaben, Projekten, Arbeitnehmern, Berichten, Steuern, Buchhaltung, Mein Buchhalter, Druckschecks und Apps.

Vier Symbole in der oberen rechten Ecke öffnen eine Liste der dort verfügbaren Aktivitäten, darunter eine Schaltfläche, mit der das Feld "Erstellen" für neue Transaktionen geöffnet wird, ein Suchwerkzeug, eine Liste der Einstellungen und Dienstprogramme sowie ein Hilfelink. Sobald Sie sich in einem Arbeitsbildschirm befinden, verwendet QuickBooks Online eine Kombination aus Listen, Diagrammen, Dropdown-Menüs und Links. Während QuickBooks Online für Nicht-Buchhalter konzipiert ist, haben Benutzer wahrscheinlich gelegentliche Fragen. Die Online-Hilfedateien der Site sind im Vergleich zu denen von Xero schmal, Intuit bietet jedoch eine webbasierte Community sowie Chat- / E-Mail-Unterstützung.

Einzelne Module

Die Funktionen der Site sind logisch und benutzerfreundlich voneinander getrennt. Wenn Sie beispielsweise auf "Verkauf" klicken, wird oben auf dem Bildschirm eine mehrfarbige Leiste angezeigt, in der Sie sofort Informationen zum Status Ihrer Forderungen erhalten. Es zeigt Ihnen, wie viele ausstehende Schätzungen Sie ausgegeben haben, zusammen mit dem gesamten Dollarbetrag. Dies gilt auch für nicht abgerechnete Aktivitäten, offene und überfällige Rechnungen und Rechnungen, die innerhalb der letzten 30 Tage bezahlt wurden. Ihre Kundenliste wird unten angezeigt. Wenn Sie jedoch auf eine Registerkarte in der farbigen Leiste klicken, werden nur die Transaktionen angezeigt, die durch diese Summen dargestellt werden.

Sie können eine Untergruppe von Kunden auswählen und Stapelaktionen abschließen, z. B. Lieferscheine drucken oder Erinnerungen senden. Sie können auch die Kundenliste filtern und auf die zugrunde liegenden Transaktionen zugreifen. In den letzten beiden Spalten der Tabelle werden der Status des Eintrags und ein Link zu verwandten Aktionen wie "Zahlung empfangen" oder "Erinnerung senden" angezeigt. Sie können die Liste nach Excel exportieren oder ausdrucken und ihre Spalten ändern. Links am oberen Bildschirmrand öffnen Listen mit Kunden und Produkten / Dienstleistungen.

Der Bereich Aufwendungen / Kreditoren funktioniert ähnlich, bezieht sich jedoch auf Transaktionen wie Bestellungen und Rechnungen. Und natürlich sind die Aktionsoptionen unterschiedlich.

Die Erweiterbarkeit von QuickBooks Online ist ebenfalls Teil des Mixes: Sowohl it als auch Xero, kann in Hunderte von Anwendungen von Drittanbietern integriert werden, die ihre integrierte Funktionalität erweitern. Die Chancen stehen gut, dass es eine Add-On-App gibt, die QuickBooks-Module nicht ausführen können, wenn es eine verwandte Aufgabe gibt.

Aufzeichnungen und Berichte

Einer der Vorteile einer Online-Buchhaltungsanwendung besteht darin, dass Sie nach der Eingabe einiger Informationen diese selten erneut eingeben müssen. Wenn Sie beispielsweise Datensätze erstellen, die Details zu Kunden und Lieferanten, Produkten und Dienstleistungen enthalten, können Sie beim Erstellen von Transaktionen und Berichten auf Listen dieser Datensätze zugreifen.

Die Aufnahmeformate in QuickBooks Online sind gründlich und klar. Neben den in allen Feldern enthaltenen grundlegenden Kontaktinformationen enthalten Kundenvorlagen Felder für Notizen, Steuerinformationen, Zahlungs- / Rechnungseinstellungen und Anhänge. Kreditorendatensätze können Kontonummern, Konditionen, Abrechnungssätze und Eröffnungssalden enthalten. Mitarbeiterdatensätze erfassen andere Details, z. B. Quellensteuer, Vergütung und Abzüge.

QuickBooks Online hat Konkurrenz bei der Bestandsverfolgung, was nicht immer der Fall war. Zoho Books verfügt über einige zusätzliche Funktionen, die QuickBooks Online fehlen. Xero verfügt auch über hervorragende Inventur-Tools.

Sie können in QuickBooks Online Datensätze für Produkte und Services erstellen. Die Site unterstützt die Erstellung abrechnungsfähiger Zeiteinträge sowie wöchentlicher Arbeitszeittabellen. Produktdatensatzvorlagen enthalten Felder für Artikelverkaufs- und Einkaufsinformationen mit entsprechenden Kosten und Konten. Wenn Sie den Lagerbestand nachverfolgen möchten, können Sie eine Startmenge in den Datensatz eingeben. QuickBooks Online verfolgt diese weiterhin, sodass Sie wissen, wann eine Nachbestellung erforderlich ist (oder bestimmte Artikel nicht mehr auf Lager sind).

Kein anderer Buchhaltungsdienstleister bietet Berichte so wie QuickBooks Online, obwohl Xero einige seiner Berichtsvorlagen um Anpassungsmöglichkeiten erweitert hat. QuickBooks Online verfügt über Dutzende außergewöhnlich anpassbarer Berichtsvorlagen. Wettbewerber bieten mindestens ein paar Berichte an. Zoho Books verfügt über ungefähr die gleiche Anzahl von Berichten, die jedoch nicht so anpassbar sind.

Sowohl QuickBooks Online als auch Xero bieten integrierte Lohnbuchhaltungsanwendungen. Beide sind ausgezeichnete Dienste, obwohl Xero derzeit nur 37 Staaten abdeckt (mit elektronischer Einreichung und Bezahlung in nur neun), während QuickBooks Online alle abdeckt.

Immer noch der Champ

Es gibt viele starke Konkurrenten für die Online-Buchhaltung, jeder mit seinen eigenen Stärken. Beispielsweise bieten Xero und Zoho Books Buchhaltungstools an, die in etwa mit denen von QuickBooks Online vergleichbar sind. In einigen Fällen bieten sie sogar mehr Flexibilität oder Leistung in dem einen oder anderen Bereich. Sage One Accounting tut etwas, was niemand anderes tut: Es füllt die Websites seiner Benutzer mit ihren eigenen Umsatzsteuersätzen. ZipBooks bietet eine außergewöhnliche Benutzererfahrung - besser als QuickBooks Online, das diese Ehre in Anspruch nahm - und gute Tools zum Verfolgen von Zeit, Aufgaben und Projekten.

Es ist klar, dass QuickBooks Online hat gewaltig Konkurrenz aus verschiedenen Richtungen. Und der Sticker-Preis für die Top-Website QuickBooks Online Plus ist im letzten Jahr um 10 US-Dollar auf 60 US-Dollar pro Monat gestiegen. Das sind über 700 US-Dollar pro Jahr - mehr als das Doppelte der Desktop-Version. Intuit bietet anscheinend unbefristete Rabatte für seine Anwendungsbereiche: Sie sind derzeit zur Hälfte reduziert. Der Kleingedruckte gibt jedoch an, dass sich die Preise ohne vorherige Ankündigung ändern können.

Trotz dieses Preises erhält QuickBooks Online die Auszeichnung "Editors 'Choice" für das Angebot der effektivsten, umfassendsten, nützlichsten und verwendbarsten Tools. Darüber hinaus übertrifft seine Tiefe, Flexibilität und Erweiterbarkeit die seiner Konkurrenten. Das Rennen ist enger als früher, aber QuickBooks ist immer noch der klare Gewinner.

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