Starte das neue Jahr richtig: smb it checklist

Das Jahr aus IT-Sicht richtig zu beginnen, bedeutet, so viel Ordnung wie möglich in das Chaos zu bringen. Die Wochen zwischen Weihnachten und Neujahr verlaufen in Bezug auf IT-Hilfeanfragen, Bereitstellungen und andere zufällige Verwaltungsaufgaben in der Regel eher träge. Der größte Teil des Januars folgt, da der Rest der Organisation aus den Ferien zurückkehrt und langsam an Dynamik gewinnt. Diese Wochen sind nützlich für IT-Manager, die Zeit benötigen, um ihre Häuser einzurichten und eine solide technische Grundlage für den Rest des Jahres zu schaffen. Im Folgenden sind sechs wichtige Schritte aufgeführt, die IT-Manager so früh wie möglich im Jahr 2016 ausführen sollten.

1. Planen Sie die Aktualisierung Ihrer Hardware-Lease

Hoffentlich haben Sie ein genaues Hardwareprüfungsprotokoll geführt, das Ihre gesamte Infrastruktur vor Ort abdeckt, einschließlich nicht nur PCs und Notebooks, sondern auch Netzwerkhardware, Drucker und die immer größer werdende Kategorie mobiler Geräte. Wer hat was? wo es sich befindet; grundlegende identifizierende Informationen wie Seriennummern und vor allem Auffrischungsdaten für Mietverträge. Notieren Sie sich, welche Hardware in diesem Jahr und wann aktualisiert wird, und berücksichtigen Sie dies in Ihren Projektplänen. Achten Sie besonders darauf, welche mobilen Geräte Ihre Mitarbeiter verwenden, da immer mehr Menschen persönliche mobile Geräte für die Arbeit verwenden (was zu unnötigen Zahlungsbelastungen und Sicherheitsrisiken führen kann).

2. Führen Sie eine gründliche Softwarelizenzprüfung durch

Wenn Sie im letzten Jahr ordnungsgemäß vorgegangen sind, sollten Sie bereits ein Software-Audit abgeschlossen haben. Aber falls Sie es nicht getan haben, möchten Sie diesen Schritt jetzt definitiv nicht überspringen.

Genau wie bei Ihrem Hardware-Audit werden Sie jedoch feststellen, dass Benutzer auch in ihren Software-Portfolios persönliche Entscheidungen treffen. Ähnlich wie Mitarbeiter, die persönliche Geräte für die Arbeit verwenden, nutzen viele auch ihre eigenen Cloud-basierten Dienste. Dies kann vorkommen, weil sich ein einzelner Benutzer für einen bestimmten Dienst anmeldet oder sogar ein ganzes Team einen Cloud-Dienst nur untereinander bereitstellt.

Oft werden diese Dienstleistungen über wiederkehrende Gebühren bezahlt, die persönlichen oder Firmenkreditkarten zugewiesen werden, und es kann schwierig sein, für die Buchhaltung herauszufinden, wer wofür bezahlt. Das sind schlechte Nachrichten für sie, aber es kann Sie auch in der Zeit des IT-Budgets beißen, also machen Sie jetzt so viel wie möglich davon. Dieser Trend kann auch unter Sicherheitsaspekten zu erheblichen Kopfschmerzen führen, da viele sogenannte Cloud-Dienste die Benutzer tatsächlich zum Herunterladen clientseitiger Module zwingen, die den üblichen Testprozess übergehen müssen. Wenn Sie nicht wissen, was auf den Geräten Ihrer Benutzer ausgeführt wird, können Sie sie nicht angemessen schützen.

Stellen Sie im herkömmlichen Sinne sicher, dass Ihre Softwareüberprüfung auch die üblichen Grundlagen abdeckt. Dies bedeutet, dass genau beurteilt wird, welche Software installiert ist, wo sie ausgeführt wird, wer Zugriff hat und wer über Lizenzen verfügt und wann diese Lizenzen ablaufen. Achten Sie besonders auf Sicherheitssoftware - Virenschutz, virtuelle private Netzwerke (VPNs) und Verschlüsselung sind drei Beispiele.

3. Machen Sie diese Sicherheitsüberprüfung durch

Sicher, IT-Sicherheitsüberprüfungen machen nur unwesentlich mehr Spaß als ein Besuch des IRS, aber die gute Nachricht ist, dass sie absolut kritisch und hochspezialisiert sind. Das heißt, Sie haben eine großartige Gelegenheit, einen Berater zu engagieren, der diesen Prozess für Sie durcharbeitet. Unabhängig davon, ob Sie es tun oder ein externer Experte, stellen Sie sicher, dass Folgendes ausführlich behandelt wird:

Audits hinzufügen - Binden Sie den Prozess in Ihre Hardware- und Software- Auditdaten ein.

Identitätsschutzanalyse - So steuern Sie den Zugriff auf IT-Ressourcen und -Daten des Unternehmens sowohl vor Ort als auch in der Cloud.

Analyse der Cloud-Sicherheit - Analysieren Sie alle Cloud-Vorgänge separat, unabhängig davon, ob es sich um wenige Gigs an externem Speicher oder um eine vollständige SaaS-App (Software-as-a-Service) handelt, die einen wichtigen Geschäftsprozess ausführt.

Analyse des Datenschutzes und der Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery, DR) - Wie hat sich die letztjährige Lösung entwickelt und gab es Schwachstellen oder unvorhergesehene Szenarien, die Sie in diesem Jahr angehen sollten?

Allgemeine Audit-Analyse - Sie können dies keinem Berater geben. Verwenden Sie den Sicherheitsüberprüfungsbericht, um die Sicherheit Ihres IT-Betriebs zu bewerten und nicht nur herauszufinden, wo Verbesserungen erforderlich sind, sondern auch, wo Sie durch den Einsatz verschiedener Sicherheitslösungen oder -taktiken Geld sparen können.

4. Lernen Sie Ihre Geschäftsprozesse

In einem kleinen Unternehmen kann dies in wenigen Einzelgesprächen geschehen. In einem mittelständischen Unternehmen haben Sie wahrscheinlich die Möglichkeit, ein paar Mittagessen zu bezahlen. Der Name des Spiels hier ist "Wie funktioniert es wirklich ?" Die Idee besteht darin, zunächst zu ermitteln, welche Schlüsselprozesse in Ihrem Unternehmen funktionieren (dh, sie ermöglichen es, Geld zu verdienen und zu funktionieren) und wer diese Prozesse leitet oder besitzt. Nehmen Sie sich dann ein wenig Zeit für diese Leute und lassen Sie sich von ihnen detailliert erklären, wie diese Prozesse ablaufen. Was ist wirklich wichtig, um sie zu verwirklichen? Welche Tools werden heute verwendet, um diese Arbeit zu erledigen? und was diese Leute gerne sehen würden, würde passieren oder nur allgemein meckern wollen.

Nur mit diesen Informationen können Sie einen echten Mehrwert erzielen. Ihre Expertise besteht nicht nur darin, zu wissen, was in der Technologie vor sich geht. Es ist in der Lage, Technologie kreativ einzusetzen, um Geldverdienen schneller, billiger oder wettbewerbsfähiger zu machen. Nur wenn Sie wirklich wissen, wie die Dinge funktionieren, können Sie diese Arbeit effektiv und sogar einfach erledigen. Nehmen Sie sich also etwas Zeit vom Bildschirm und lernen Sie Ihre Mitarbeiter kennen. Sie werden überrascht sein, wie froh sie über diese Gespräche sind und wie viel Ihr interner Bestand dadurch steigen kann.

5. Sprechen Sie mit dem Marketing

IT und Marketing sind normalerweise zwei Abteilungen, die abgesehen von der Oberflächeninteraktion nicht viel miteinander zu tun haben. Mit dem Aufflackern des Social-Media-Marketings spielt die Technologie jedoch eine immer wichtigere Rolle im gesamten Marketingplan Ihres Unternehmens. Ein Gespräch zu Beginn des Jahres kann sich also für den Rest des Jahres auszahlen. Zu den wichtigsten Themen, über die das Marketing wahrscheinlich sprechen möchte, gehören:

Verwaltung der Online- und Social-Media-Präsenz - Viele Marketingabteilungen haben keine Ahnung, welchen Grad an Raffinesse sie beim Verwalten von Online-Marketingkampagnen haben. Wenn Sie hier Ihr Fachwissen hinzufügen, können Sie sofort einen einjährigen Technologieplan für beide Seiten erstellen.

Datenerfassung und -speicherung - Marketingmitarbeiter fragen in der Regel nach allem, um später herauszufinden, wie sie es verwenden sollen. Das wäre in Ordnung, wenn das "alles" nicht auch potenzielle Petabyte an Web-, Transaktions- und Kunden-Tracking-Daten enthalten würde. Wenn Sie verstehen, was diese Leute heute sammeln und was sie morgen sammeln möchten, können Sie Ihre Speicherstrategie für das ganze Jahr festlegen.

Datenanalyse - Wenn Ihre Datenbankadministratoren (DBAs) bisher Fragen zu Business Intelligence (BI) beantwortet haben, können Sie sich auf Änderungen einstellen. Mit einem deutlichen Anstieg der Datenerfassung steigt auch die Wertschöpfung dieser Daten. Das auf die Schultern von ein oder zwei überarbeiteten Datenbankadministratoren zu laden, ist wahrscheinlich ein Fehler. Überprüfen Sie stattdessen, ob Self-Service-Business-Intelligence-Tools (BI) (z. B. Microsoft Power BI oder Tableau Desktop) Ihrer Organisation helfen können. Sprechen Sie mit Marketing, Finanzen und anderen datenintensiven Abteilungen darüber, nach welchen Erkenntnissen sie suchen, und prüfen Sie dann, ob Sie Tools bereitstellen können, mit denen sie selbst nach diesen Nuggets suchen können.

6. Gehen Sie zur Planung

Wenn Sie die bereits beschriebenen Schritte befolgt haben, haben Sie jetzt eine genaue Vorstellung davon, welche Technologie Ihr Unternehmen verwendet, wie sie eingesetzt wird und wie viel sie kostet. Sie haben auch einen guten Blick in die Löcher, die diese Situation durchdringen - wo Sie zu viel bezahlen; wo potenzielle Sicherheitsrisiken liegen; was in diesem Jahr aktualisiert oder aktualisiert werden muss und mehr.

Verwenden Sie diese Ergebnisse, um Ihr IT-Jahr zu erfassen. Sie müssen herausfinden, wie viele Projekte Ihre Abteilung zusätzlich zu den auszuführenden Projekten bearbeiten kann (z. B. Lizenzverlängerungen, neue Hardware-Rollouts aufgrund von Lease-Aktualisierungen und dergleichen). Erst wenn Sie diese nicht optionalen Projekte zugeordnet haben, können Sie mit der Wertschöpfungsplanung beginnen.

Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie jedoch einige wichtige Schritte ausführen:

Sie haben sich mit Prozessleitern an vorderster Front getroffen. Treffen Sie sich jetzt mit dem oberen Management. Die Leute an der Front haben Ihnen Einblicke in die Funktionsweise gegeben und wo Sie helfen können, aber nur die Geschäftsleitung kann Ihnen die Gesamtperspektive geben. Sie benötigen beide Perspektiven, um einen effektiven Technologieplan zu erstellen.

Arbeiten Sie daran, Projekte zu "verkaufen", bevor Sie Zeit mit Evaluierung und Testen verbringen. Herauszufinden, welche Tools in Ihrem Unternehmen am besten funktionieren, kann eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe sein. Nehmen Sie das erst in Kauf, wenn Sie die Zustimmung der Stakeholder und des oberen Managements erhalten haben. Mit anderen Worten, verkaufen Sie Ihre Projektidee an diejenigen, die davon profitieren, bevor Sie erhebliche Arbeitsstunden für sie aufwenden.

Konzentrieren Sie sich beim Verkauf Ihrer Projekte nicht nur auf Kosteneinsparungen. Viele IT-Manager versuchen standardmäßig, billigere Lösungen für die heute verwendeten Tools zu finden. Manchmal ist das ein guter Winkel - besonders für Dinge wie Mobilfunk und Datenpläne. Für aufgabenorientierte Software und Cloud-Services ist es jedoch besser, sich auf eine verbesserte Funktionalität zu konzentrieren. Richten Sie Demos von Lösungsvorschlägen für Stakeholder ein, damit diese sehen, was Ihr Plan für sie tun kann, und Sie erhalten viel mehr Aufmerksamkeit als mit der ausgefallensten Budget-Tabelle.

Übertreib es nicht. Sobald Sie die Aufmerksamkeit des oberen Managements und das Buy-in von Prozess-Stakeholdern erhalten haben, ist es einfach, von Schwung und Aufregung mitgerissen zu werden. Das kann zu vielversprechenden Ergebnissen führen, die wiederum zum Scheitern des Projekts und zur Abhängigkeit von Advil führen. Seien Sie bei Ihrer Projektplanung sehr vorsichtig. Bieten Sie Puffer nicht nur in Bezug auf die Zeit, sondern auch in Bezug auf das Budget, falls Sie Hilfe von außen benötigen, um etwas rechtzeitig fertig zu stellen. Denken Sie daran, dass die IT-Abteilung auch auf unvorhergesehene Situationen reagieren muss. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Sie für morgen bereitstellen können, während Sie noch heute effektiv damit umgehen.