Video: Zoho Projects Overview & Best Practices - Webinar (Juli 2024)
Geschäftsprojekte existieren nie in einer Blase; Sie sind Lebewesen voller beweglicher, ineinandergreifender Teile. Jedes Unternehmen oder kleine bis mittelständische Unternehmen (SMB) verfügt über einen einzigartigen Geschäftsplan, in dem dargestellt wird, wie die verschiedenen Assets eines Unternehmens in das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), den Helpdesk oder die Datenanalyseplattformen eingebunden werden.
Daher kann Projektmanagement für verschiedene Arten von Unternehmen viele verschiedene Dinge mit sich bringen. Aus diesem Grund kann die Top-Projektmanagementsoftware sowohl als universeller Online-Vermittler als auch als anpassbare Plattform für bestimmte Geschäftsanwendungsfälle eingesetzt werden. Zoho Projects, eine Wahl der PCMag-Redakteure, ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie eine hervorragende Projektmanagement-Softwarelösung einen schlanken und produktiven Workflow in jedem Projekt gewährleisten kann. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Zoho Projects dies ermöglicht.
1. Halten Sie sich an den Plan
Der einfachste Weg, ein Projekt in die Irre zu führen, ist, wenn das Team sich ohne gründliche Planung darauf einließ. Unternehmen werden kreativer, wenn es darum geht, Konzepte mithilfe von Techniken wie Mind Mapping zu visualisieren. Mit einer übersichtlichen Oberfläche, die Projektmeilensteine und -aufgaben in zentralen Listen zusammenfasst, entlastet Zoho Projects die Planung von Einzelpersonen. Dies ermöglicht tiefere Drilldowns, indem größere Aufgaben in detailliertere Unteraufgaben für bestimmte Teammitglieder oder Gruppen unterteilt werden. In die Projektplanung von Zoho ist auch Kanban integriert, ein kartenbasiertes Organisationssystem, das anzeigt, welche Teammitglieder an bestimmten Aufgaben und deren jeweiligen Terminen arbeiten.
2. Zeichnen Sie Ihren Fortschritt
Meilensteine sind ein klarer Weg, um Teams auf dem Laufenden zu halten. Zoho Projects verwendet jedoch auch schwebende Balkendiagramme, so genannte Gantt-Diagramme, um den Fortschritt sowohl einzelner Aufgaben als auch des gesamten Projekts in Echtzeit zu verfolgen. In Balkendiagrammen wird anhand farbiger, chronologischer Balkenverläufe nachverfolgt, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wurde. Durch Klicken auf eine bestimmte Leiste kann der Geschäftsbenutzer eine Liste aller Meilensteine, Teammitglieder, Nebenaufgaben und anderer damit verbundener Details anzeigen. Gantt-Diagramme in Zoho Projects arbeiten mit einem anpassbaren Aufgabenzeitplan und bieten Funktionen zum Ändern der Größe, Skalieren und Freigeben.
3. Öffnen Sie Team Collaboration
Eine wichtige Überlegung im Projektmanagement ist, sicherzustellen, dass alle beteiligten Mitarbeiter auf der gleichen Seite sind und dort bleiben. Aus diesem Grund ist die Zusammenarbeit unerlässlich. Zoho Projects bietet einen interaktiven Kalender, Chatrooms für Teamgruppen und Untergruppen sowie Message Boards, um kleinere Teams und die größere Belegschaft zu koordinieren. Die Software bietet auch ein Firmen- oder Team-Intranet, in dem Teammitglieder mithilfe von Drag & Drop-Funktionen Wiki-Seiten für bestimmte Dokumente, Präsentationen und Projektinformationen erstellen können. Die gesamte Kommunikation ist archiviert und durchsuchbar. Die Teammitglieder können auch unterwegs mithilfe von Android- und iOS-Apps koordinieren.
4. Intelligente Koordination
Zoho Projects bietet eine Reihe von Smart Team Coordinator-Funktionen, mit denen die zuständige Person über alle Aktualisierungen, Fragen oder Probleme informiert wird, die in einem Projekt auftreten. Ein zentraler Projekt-Feed fasst alle Projektdiskussionen an einem Ort zusammen und ein separater Task-Feed bietet die gleiche Übersicht für jede geplante, laufende und abgeschlossene Aufgabe. Die Plattform enthält auch eine Timeline-Funktion, die die sozialen Eigenschaften von Facebook und TimeHop in einer durchsuchbaren Oberfläche kombiniert, um Projektaktualisierungen und frühere Lösungen für ähnliche Probleme zu überprüfen.
5. Integrationen, Integrationen, Integrationen
Im Idealfall sollten Projektmanagementlösungen so nahtlos wie möglich mit anderen Softwarelösungen und Diensten zusammenarbeiten, in die ein Unternehmen investiert hat. Zoho Projects bietet eine umfassende Integration in Google Apps wie Google Mail, Google Drive und Google Kalender sowie Integrationen in Quellcode-Repositorys Git und Bitbucket, um Fehler und Codeänderungen zu verfolgen. Zoho Projects bietet auch eine Dropbox-Integration in Kombination mit den Dokumentenverwaltungsfunktionen der Software.
