Wie sich das Rechnungswesen für eine Cloud-First-Welt entwickelt

Der Aufstieg leistungsfähigerer Cloud-Buchhaltungsdienste verändert die Art und Weise, wie sowohl Buchhalter als auch die von ihnen betreuten Kunden die Unternehmensfinanzen verwalten. Webbasierte Software wirkt sich auf Unternehmen jeder Größe aus, bietet jedoch einen noch größeren Nutzen für kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs) und Einzelunternehmer, die mehr als je zuvor auf Buchhaltungs- und Finanzinstrumente zugreifen können, um ihr Geschäft zu rationalisieren.

Der cloudbasierte Buchhaltungsdienstleister AccountantsWorld nutzt diesen technologischen Wandel, um die Unternehmensproduktivität in Bezug auf Kreditorenbuchhaltung, Buchhaltung, Inventarisierung, Berichterstellung und Gehaltsabrechnung zu verbessern stattdessen über das Geschäft. Im Jahr 2003 verkaufte AccountantsWorld sein Geschäft mit Steuersoftware an Thomson Reuters und konzentrierte sich ausschließlich auf die Erstellung cloudbasierter Lösungen für Wirtschaftsprüfer. Laut Dr. Chandra Bhansali, Mitbegründerin und CEO von AccountantsWorld, verarbeitet das Unternehmen jetzt 30.000 Gehaltsabrechnungen pro Jahr mit seiner Software.

PCMag sprach mit Bhansali darüber, wie Cloud-basierte Lösungen die Geschäftsabläufe von Buchhaltern und KMUs verändern, welche technologischen Trends sich auf die Branche auswirken und wie sich die mobilen Funktionen und Sicherheitsbedenken auf die Zukunft des Rechnungswesens auswirken.

PCMag: Was waren einige der Buchhaltungsprobleme, die Sie mit der Cloud-Technologie und dem Internet angehen wollten?

Dr. Chandra Bhansali: Wir haben uns gefragt, welche Probleme wir mit der Macht des Internets lösen können. Wir haben festgestellt, dass es enorme Funktionen bietet, die Desktop nicht bietet. Eine Sache, die wir bemerkt haben, war, dass die Gehaltsabrechnung im Wesentlichen eine Buchhaltungsfunktion ist, da sie sich auf Steuern bezieht, aber zu dieser Zeit boten nur sehr wenige Buchhalter Gehaltsabrechnungsdienstleistungen an. Man muss 100 Prozent genau sein und die Anforderungen rechtzeitig erfüllen, sonst gibt es harte Strafen. Die Buchhalter verfügten nicht über die entsprechenden Tools, sodass sie die Gehaltsabrechnungen ihrer Kunden an Dienste wie ADP und Paychex Accounting Online weiterleiteten.

Wir sagten, das hätte keinen Sinn ergeben. Wir haben erkannt, dass wir in der Lage sein sollten, ein leistungsstarkes Rechenzentrum zu schaffen und Server zu einem Bruchteil der Kosten für die Nutzung des Mainframes zu nutzen. Deshalb haben wir das allererste cloudbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnungszentrum für Buchhalter eingerichtet und unseren Kunden bereits im Jahr 2004 den Internetzugang zur Verfügung gestellt. Jetzt können sie damit ihren Kunden hochprofitable Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste anbieten, wobei die Software alles hinter sich hat Szenen für sie: direkte Einzahlung, Steuereinzahlung und Einreichung von Steuerformularen und W2, W3 und 1099 Formulare genau und pünktlich. Alles, was Buchhalter und Kunden zu tun haben, ist, Daten einzugeben. Für viele Buchhalter ist es zu einer ihrer profitabelsten Dienstleistungen geworden. Wir haben also das Paradigma der Lohn- und Gehaltsabrechnung mithilfe der Cloud geändert. Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen bieten inzwischen eine Reihe von Buchhaltungstools an.

Welche anderen technologischen Trends wirken sich über diese unmittelbaren Anwendungsfälle hinaus auf die Branche aus?

Bhansali: Der Trend geht wirklich zur Integration in die Cloud für all diese Dienstleistungsunternehmen und Buchhalter, die sie täglich nutzen. Die Buchhalter haben jetzt auch die Werkzeuge, um viele dieser Backoffice-Funktionen zu übernehmen, damit KMUs das tun können, was sie am besten können, und um ihre Geschäfte effizienter zu führen und zu verwalten. Es ist eine Kombination dieser Faktoren. Die größten Produktivitätszuwächse sehe ich im Small Business Segment.

Die Technologie tendiert dazu, Buchhaltern die Möglichkeit zu geben, ihren Kunden komplette Dienstleistungen anzubieten. Es geht darum, alle Glieder oder Komponenten auszufüllen, die in dieser Kette fehlen. Business Process Management (BPM) ist derzeit ein Wachstumsfeld. Wie effektiv können Buchhalter damit umgehen? Für kleine Unternehmen war der größte Teil des Rechnungswesens bisher ein Heimwerkerbetrieb. Kunden würden etwas an ihrem Ende tun und Buchhalter würden es aufräumen. Es vollzieht sich eine große Verschiebung in Richtung "Do-do-it-yourself" (DDIY). Arbeiten Sie stattdessen mit Ihrem Buchhalter zusammen. Wir sehen bereits, dass die Gehaltsabrechnung, die den Buchhaltern weggenommen wurde, durch Cloud-Software zurückkehrt. Nicht nur für Wirtschaftsprüfer, sondern für alle anderen Dienstleister sinkt der Zeitaufwand für Backoffice-Arbeiten für Kleinunternehmer und Mitarbeiter drastisch, da sie die Möglichkeit erhalten, die Arbeit an Wirtschaftsprüfer abzulagern.

Wie verändern Cloud-basierte Lösungen aus Sicht von Buchhaltern und Kunden ihre Geschäftstätigkeit?

Bhansali: Große Lohn- und Gehaltsabrechnungsbüros bieten Wirtschaftsprüfern nicht das gleiche Maß an Effizienz und Produktivität und stellen ihren Kunden viel in Rechnung. Jetzt können die Wirtschaftsprüfer, denen sie am meisten vertrauen und mit denen sie Beziehungen unterhalten, ihren kleinen Geschäftskunden einen anpassbaren Abrechnungsservice sehr kostengünstig und mit einer Integration zwischen dem Buchhaltungs- und dem Abrechnungssystem anbieten, um einen direkten und sicheren Datenfluss zu gewährleisten.

Ein Hauptproblem bei den Buchhaltungssystemen ist die Buchhaltung der Kunden. Ich habe vor ein paar Jahren mit einem CPA-Freund gesprochen, der über einen seiner Kunden wütete und ihm sagte, er solle niemals etwas eingeben, nachdem er die Bücher geschlossen hatte. Der Kunde hat einen weiteren Eintrag hinzugefügt und alles aus dem Gleichgewicht gebracht. Er sagte, er habe 20 bis 30 Prozent seiner Zeit damit verbracht, das Durcheinander zu beheben, das diese kleinen Unternehmen anrichten, wenn sie keine Ahnung von Buchhaltung haben und keinen Zugang haben sollten. Wir haben Buchhalter gefragt und festgestellt, dass diese Art der Kundenbuchhaltung ein großes Hindernis darstellt. Wenn Sie an einer Buchhaltungs- oder CPA-Konferenz teilnehmen, ist die Buchhaltung immer eine der am häufigsten besuchten Sitzungen. Um dieses Problem zu lösen, verwenden wir die Cloud, um eine Verlagerung zu ermöglichen, mit der Buchhalter mehr Kontrolle erhalten als Systeme, die für die Kunden kleiner Unternehmen selbst entwickelt wurden. Wir haben Buchhaltern die Möglichkeit gegeben, Systeme und Berechtigungen für jeden einzelnen Kunden anzupassen.

Wirtschaftsprüfer sollten wichtige Unternehmensberater für ihre Kunden sein, aber bis jetzt waren sie nicht in der Lage, diese Rolle für kleine Unternehmen effektiv zu erfüllen. Für einen Klempner, der sich mit Buchhaltung nicht auskennt, hat der Buchhalter nur Zugriff auf das Ausstellen von Schecks und das Eingeben von Kassenbelegen. Das ist alles, worüber sie sich Sorgen machen müssen. Wenn ein Kunde ein Buchhalter ist, kann er ihm Zugriff auf Kreditorenbuchhaltung und vieles mehr gewähren. Im Laufe der Jahre hat sich dies weiterentwickelt, da die Buchhaltung auf Kundenseite für kleine Unternehmen ein unnötiges Übel ist. Mit diesen Cloud-basierten Systemen können Buchhalter die gesamte Buchhaltungsarbeit übernehmen.

Vor etwa einem Jahr haben wir eine App eingeführt, mit der der Kunde ein Bild von einer Rechnung machen kann, die direkt in das zu bezahlende System eingeht. Die Integrationen sind hier wirklich entscheidend, da sie diese auch mit dem Client-Webportal und einem Dokumentenverwaltungssystem verbinden können. So geht die Rechnung direkt in den richtigen Ordner des Dokumentenmanagementsystems und gleichzeitig können alle Zahlungen und Kreditkarten-Transaktionen gescannt und identifiziert werden. Wenn sich Buchhalter anmelden, um die Zahlung aufzuzeichnen, werden alle Transaktionen aufgelistet. Es gibt auch Integrationen mit komplexeren Rechnungszahlungssystemen, Zeiterfassungs- und Abrechnungssystemen, Zeiterfassungs- und Anwesenheitssystemen und 401k-Anbietern. Wir erstellen auch eine offene API, die sich in praktisch alles integrieren lässt.

Benutzer von Cloud-Buchhaltungssoftware können kleine Unternehmen und die Buchhaltungsfirma sein, die sie betreut, oder größere Unternehmen mit einer internen Buchhaltungsabteilung. Wie unterscheiden sich diese Anwendungsfälle oder?

Bhansali: Was mit diesen Lösungen passiert, ist, dass eine Menge Analysetools eingebaut sind. Kleine Unternehmen benötigen Beratung auf CFO-Ebene, aber mittelständische und größere Unternehmen verfügen über eine eigene Buchhaltungsabteilung und entsprechende Funktionen in ihrem System, um diese Art von Analysen durchzuführen CFOs und Führungskräfte liefern Input. Kleine Unternehmen haben das nicht. In Cloud-Lösungen, in denen Buchhalter mit Live-Daten arbeiten und über die Tools zur Analyse verfügen, können Buchhalter diese Art von CFO-Funktionen für kleinere Unternehmen ausführen. Es geht darum, Buchhaltern dabei zu helfen, die Cloud zu nutzen, und die Software bietet Buchhaltern (und damit auch kleinen Unternehmen) Funktionen, die sie sich zuvor nicht leisten konnten.

Wie wirkt sich das Wachstum des Mobile Computing auf das Cloud Accounting aus?

Bhansali: Smartphones verändern definitiv die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen. Insbesondere für Wirtschaftsprüfer als Einzelpraktiker war einer der Gründe, warum sie noch nie zuvor eine Gehaltsabrechnung durchgeführt haben, dass sie, wenn sie im Urlaub waren, keine Möglichkeit hatten, darauf zuzugreifen. Mit mobilen Apps für Buchhaltung und Gehaltsabrechnung können sie dies jetzt von überall aus tun. Unsere App verfügt über einen sehr einfachen Bildschirm für die mobile Dateneingabe. Es gibt auch die Möglichkeit, Rechnungen und Schecks zu scannen, und eine andere mobile Anwendung, an der wir arbeiten, sind die Mitarbeiterausgaben, damit sie ein Bild ihrer Belege für Spesenabrechnungen machen können.

Der andere wichtige Aspekt von Mobile für Buchhalter und Kunden sind Warnungen. Für jedes Unternehmen gibt es Schwellenwerte. Einige mögen festlegen, dass dies ein Problem ist, wenn die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen über 50.000 US-Dollar liegen. Für ein größeres Unternehmen sind das vielleicht 300.000 USD und das Gleiche für Kreditorenbuchhaltung oder Bargeld auf der Bank. Steuerberater können Schwellenwerte für alle diese wichtigen Geschäftsfaktoren für ihre Kunden festlegen. Wenn die Schwellenwerte überschritten werden, kann der Steuerberater eine Warnmeldung festlegen, um zuerst einen Text zu erhalten, und dann den Kunden anrufen, um Einzelheiten zu besprechen, oder eine Warnmeldung festlegen, um auszusteigen zur gleichen Zeit für sie und den Kunden. Die Buchhalterportale verfügen auch über Bildschirme, auf denen der Schwellenwertstatus jedes Kunden aus der Vogelperspektive angezeigt wird.

Wie gehen Sie beim Umstieg auf diese Cloud-basierten Lösungen und beim Umgang mit vertraulichen Finanzdaten mit dem Sicherheitsaspekt um, um eine sichere Übertragung, Dateiübertragung und Speicherung zu gewährleisten?

Bhansali: Es ist absolut kritisch. Vor fünf Jahren haben wir den Umstieg auf Amazon Web Services (AWS) vollzogen, um unsere Kundendaten in eine Infrastruktur mit einem sehr hohen Sicherheitsniveau zu stellen. Darüber hinaus verschlüsseln wir alle sensiblen Daten, von Sozialversicherungsnummern und Mitarbeiteridentifikationsnummern bis hin zu Bankinformationen. Darüber hinaus setzen wir zahlreiche Informations- und Sicherheitstechnologien (ITS) ein, um das Risiko zu verringern und die Sicherheit unserer System- und Kundendaten zu gewährleisten.